%20copy%209.png)
Счетоводство при стартиране на бизнес: какво ти трябва от Ден 1
Това е информативен материал с практичен чеклист за първите месеци: документооборот, фактуриране, ДДС (включително 97а при услуги от чужбина), осигуровки на управителя, срокове и най-честите грешки.
Ако още в началото имаш въпроси за ДДС режим, осигуровки или първи договори/фактури, най-евтиното решение е кратка консултация преди да се направи първото плащане към доставчик или платформа.
Документи и подредба: какво да уредиш още преди първата фактура
Един канал за документи
Създай официална поща за счетоводство и общо хранилище (Drive/Dropbox) със структура по папки.
- /Покупки
- /Продажби
- /Банка
- /Договори
Целта е в края на месеца да няма търсене по чатове и снимки.
Фирмена сметка
Отдели личните от фирмените средства. Плащанията по дейността минават през фирмената сметка.
Това прави отчетите ясни и намалява нуждата от корекции.
Номерация на документи
Определи последователна номерация за фактури и я спазвай през годината.
Една дисциплина, която спестява часове обяснения.
ДДС при старт: 97а/96 – как да мислиш правилно
ДДС режимът зависи от обороти и сделки. Това са най-честите стартови ситуации, за да избегнеш “първа санкция” още в началото.
Ако фирмата купува услуги от чужбина (реклама, SaaS, хостинг, абонаменти), често се прилага регистрация по 97а преди първото плащане.
- Провери режима преди да платиш към платформа или доставчик.
- Подреден процес = по-малък риск от санкции.
- Водиш се по реалните плащания и контрагентите.
При достигане на законов праг оборот за определен период може да възникне задължение за регистрация.
- Следи оборота месечно, не “на око”.
- Съхранявай отчет/експорт от продажби и банка.
- Планирай регистрацията, за да няма “късно”.
Ако продаваш към крайни клиенти в ЕС (особено дигитални услуги/е-комерс), има специфики и режими като OSS.
- Определи дали продаваш B2B или B2C.
- Провери правилата за място на изпълнение и документиране.
- Води ясна следа за държава на клиента и доказателства.
Ако имаш конкретен сценарий, най-добре е да го опишеш с 3 факта: какво продаваш, на кого, и откъде купуваш услуги/стоки.
Фактуриране: минимумът без грешки
Какво е добре да присъства
- Данни на доставчик и получател (име/ЕИК/адрес)
- Описание на стока/услуга, количество, единична цена
- Дата на издаване, падеж, валута
- Бележка за приложим режим според случая
Практика: не смесвай различни валути в една фактура.
Когато клиентът е извън България
- Провери дали е B2B или B2C (и къде е установен клиентът).
- Поддържай доказателства: договор, кореспонденция, платежни, адрес/държава.
- Не “копирай шаблон” без проверка на конкретния режим.
Цел: документите да издържат при проверка.
Осигуровки и възнаграждения: основни варианти
ДУК и самоосигуряване
Има различни режими за управителя. Изборът влияе върху осигуровки и данъчно третиране.
Преди да избереш – съобрази доходи, дейност и план за разходи.
Трудов и граждански договор
Различни изисквания за документи, ведомости и подавания. Важно е да има срокове и процес.
Подреди шаблони за договор и приемане на работа.
Външни услуги
Договор + фактура/протокол. При услуги от физически лица има специфики по удръжки и деклариране.
Дръж “доказателства за изпълнение” – предаване, резултат, кореспонденция.
Софтуер и процес: как да си улесниш работата
3 неща, които стигат
- Софтуер за фактуриране (с архив и експорт)
- Облачна папка по категории документи
- Месечни банкови извлечения (PDF/CSV)
Най-лесният процес
Всички нови документи се качват и подреждат до 7 дни от издаване/плащане. Така месецът приключва спокойно.
Дисциплина = по-малко “пожари” и грешки.
Мини календар на срокове
| Период | Какво | Бележка |
|---|---|---|
| Ежемесечно | ДДС декларации и справки (ако имаш регистрация по приложим режим) | Следвай актуалния календар и изискванията по конкретния случай |
| Месечно | Осигуровки и подавания (при приложимост) | Подредена ведомост и документи за възнаграждения |
| Тримесечно | Авансови плащания (ако са приложими) | Зависи от резултат и дейност |
| Годишно | Годишно приключване и отчети | Следвай законовите срокове и обхват за дейността |
Бележка: конкретните дати и изисквания може да се променят – води се по актуалните указания и календара за твоята дейност.
Разходи: признати принципи и чести капани
Кога разходът стои чисто
- Документът е на името на фирмата
- Плащането е проследимо (банка/оператор/доказателство)
- За услуги има договор и предаване/резултат (протокол/кореспонденция)
Къде най-често се греши
- Лични покупки през фирмата → корекции и риск
- Смесено ползване (телефон/лаптоп) → нужен е подход за отчитане
- Разходи без доказателства → риск от непризнаване
Чеклист за спокоен старт
Грешки, които струват скъпо
Плащане преди проверка на режима
Най-честият стартов проблем: първо плащане към чужда платформа и чак след това “какво трябваше да направя”.
Непълен документооборот
Липсват договор/протокол/доказателство за плащане → спорни разходи и забавени отчети.
Лични разходи през фирмата
Усложнява отчетността и увеличава данъчния риск. Разделянето от ден 1 е ключово.
Ако искаш да опишеш своя конкретен случай (първи клиенти, първи разходи, работа с платформи, международни сделки), пиши ни и ще насочим правилния процес.
КонтактFAQ
Трябва ли да имам счетоводство от Ден 1?
Да е подредено от самото начало е най-сигурният начин да се избегнат грешки, пропуски и излишни корекции.
Кога да проверя ДДС режим като 97а?
Преди първото плащане към чуждестранен доставчик/платформа за услуги, за да не се стига до закъснения и санкции.
Колко често да архивирам документите?
Поне месечно, а най-добре по правилото 7 дни. Целта е нищо да не “виси” за края на периода.
Как да стартирам най-чисто като процес?
Една банка, една папка структура, ясна номерация и постоянен навик за качване/архивиране. Това е “скелетът” на спокойното счетоводство.